O Tribunal de Justiça do Ceará está informatizando os procedimentos relativos ao cadastramento de processos administrativos arquivados nas unidades do Poder Judiciário Estadual. A medida visa proceder a busca de maneira mais célere e eficaz.
A informatização abrange um trabalho criterioso que consiste em localizar o processo, incluir um número novo, encaminhar para a Divisão de Arquivo, receber, movimentar, altera o assunto conforme a tabela da divisão do protocolo, e distribuí-los em caixas de acordo com a identificação do processo.
A inclusão de documentos administrativos no sistema processual (SPROC) refere-se ao período de 1996 a 2002. Segundo estatística do Departamento de Informática, já foram incluídos no sistema um total de 8.311 processos administrativos antigos. ?Outros 12.433 processos, relativos aos últimos 20 meses, já estão disponibilizados no sistema. Os documentos totalizam, hoje, mais de 20.744 processos devidamente arquivados no sistema processual e à disposição dos gestores e dos servidores para consultas?, diz Martha Brandão, chefe do Setor, ao explicar que a Divisão de Arquivo tem competência para classificar, reproduzir e guardar documentos de interesse histórico e administrativo do Poder Judiciário. ?É um autêntico departamento de documentos vivos da Justiça cearense?, garante.
As atividades da Divisão são executadas por vinte e um servidores e estão divididas em: área de direção e administrativa; área de Arquivo Permanente e a área destinada ao laboratório de Higienização ? Projeto realizado em parceria com a Associação de Pais e Amigos dos Deficientes Auditivos ? Apada, onde seis contratados, portadores desse tipo de deficiência, realizam trabalho de higienização dos processos arquivados por ordem de antigüidade.
Acervo tem 383 mil processos
O Arquivo tem um acervo de 383.060 processos administrativos, 122.384 processos jurídicos, 2.896 livros de acórdãos, 1.341 caixas de diários e 950 caixas de processos sigilosos que são acondicionados em cofre. No total, são 4.602 caixas de documentos à disposição dos departamentos do TJCE. O documento mais antigo que se encontra arquivado é um livro de acórdão datado de 16 de agosto 1.881, no tempo do Tribunal da Relação de Fortaleza.
Sobre os processos sigilosos, a Resolução nº 24, de 23/10/2008, no entanto, tornou disponível, a partir do dia 24 de novembro do referido ano, para os processos judiciais sob segredo de justiça, a consulta processual via Internet, Intranet e ?Sistema Push? pelo número do processo e pelos nomes dos advogados ou pelo número de sua inscrição na OAB. Na prática, a medida objetiva manter a transparência dos atos da Administração e a observância ao princípio constitucional da eficiência no serviço público.
Divisão de tarefas
Para agilizar e proporcionar qualidade nos serviços executados pela Divisão de Arquivo, as tarefas foram divididas em três frentes de trabalho: áreas de Direção e Administrativa; Arquivo Permanente e de Laboratório e Higienização. As áreas de Direção e Administrativa são responsáveis pelo recebimento de processos administrativos e jurídicos de diversos setores do Tribunal. Em seguida, esses processos são arquivados, em caixas numeradas e separadas, segundo a natureza e o assunto.
Depois é feito o recebimento e arquivamento de documentos impressos, como Diários Oficiais, Diários da Justiça e livros de acórdãos, seguindo-se o trabalho de desarquivamento de processos jurídicos e administrativos, quando solicitados pelos setores. A direção e a administração são responsáveis, também, pela restauração de processos administrativos e jurídicos, com uso de material próprio, e pelo atendimento ao público interno e externo.
A segunda frente de trabalho é a área do Arquivo Permanente, responsável pela organização das caixas de processos, em ordem numérica crescente; organização de impressos, como Diários Oficiais do Estado, Diários de Justiça Federal – Secção Ceará. Todos os impressos são arquivados em caixas confeccionadas com material adequado, contendo identificações.
A área do Arquivo Permanente faz, ainda, a revisão no material antigo, que ainda não se encontra informatizado, com o intuito de possibilitar atendimento ágil, quando solicitado. Executa, também, o registro, em livro próprio, de leis e decretos, constando dados discriminatórios, para facilitar consulta; a restauração de documentos danificados; e busca de processos e demais documentos, quando solicitados pelos servidores da área administrativa e de direção.
A Área do Laboratório de Higienização, executada através os deficientes auditivos, é responsável pela higienização dos processos; pequenos reparos; além de auxiliar a parte administrativa e de direção, quando solicitados.