Aprova os instrumentos de gestão documental do Poder Judiciário do Estado do Ceará e altera a Resolução n. 04, de 10 de abril de 2015.

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Aprova os instrumentos de gestão documental do Poder Judiciário do Estado do Ceará e altera a Resolução n. 04, de 10 de abril de 2015.

O TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO CEARÁ, por seu Órgão Especial, no uso de sua competência legal, por decisão unânime de seus componentes, em sessão plenária realizada em 10 de março de 2016;

CONSIDERANDO o disposto na Portaria nº 616, de 10 de setembro de 2009, que constituiu o Comitê do Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (PRONAME), instituído pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e Recomendação nº 37, de 15 de agosto de 2011;

CONSIDERANDO a Resolução do Órgão Especial nº 04/2015, de 10 de abril de 2015, que instituiu o Programa de Gestão Documental no âmbito do Poder Judiciário do Estado do Ceará;

CONSIDERANDO ainda a Portaria nº 956/2015, publicada em 23 de abril de 2015, que Institui a Comissão Permanente de Avaliação Documental do Poder Judiciário do Estado do Ceará;

CONSIDERANDO, finalmente, a Lei nº 15833/2015, publicada no DOE em 30 de julho de 2015, que Dispõe Sobre a Organização Administrativa do Poder Judiciário;

RESOLVE:

Art. 1º Os itens II, VI e IX do Art. 10 da Resolução n. 04, de 10 de abril de 2015, passam a vigorar com a seguinte redação:

"II - O Diretor do Departamento Editorial e Gráfico do TJCE;

VI - O Diretor do Departamento de Atividades Judiciais do FCB;

IX - Um servidor com formação em História;"

Art. 2º O Art. 19 da Resolução n. 04, de 10 de abril de 2015, passa a vigorar com a seguinte redação:

"Art. 19 A Secretaria Judiciária remeterá à Divisão de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos e Físicos do Tribunal os processos judiciais de segunda instância arquivados, relacionados em guias específicas, com o devido despacho de arquivamento definitivo, por intermédio de sistema informatizado.

Parágrafo único Os autos contendo recursos de Apelação enviados ao Tribunal de Justiça, advindos do primeiro grau de jurisdição, após serem digitalizados pelo Departamento de Serviços Judiciários de Apoio e registrados no Sistema de Automação Judicial de Segundo Grau, serão devolvidos às respectivas unidades de origem, que os manterão em guarda até o
encaminhamento dos correspondentes acórdãos com trânsito em julgado."

Art. 3º O Art. 25 da Resolução n. 04, de 10 de abril de 2015, passa a vigorar com a seguinte redação:

"Art. 25 Os documentos administrativos deverão ser remetidos, uma vez por ano, pelos diversos setores do Tribunal, à Divisão de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos e Físicos do TJCE, obedecendo os prazos de guarda constantes na TTDA, devidamente separados por assunto, em ordem numérica crescente e listados na Guia de Recolhimento de Documentos Administrativos, para o Setor de Arquivo (Anexo VIII), bem como seguindo o cronograma de remessa de documentos ao Setor de Arquivo, a ser definido pela CPAD."

Art. 4º O § 1º do Art. 32 da Resolução n. 04, de 10 de abril de 2015, passa a vigorar com a seguinte redação:

"§ 1º A Lista de Eliminação de Documentos Judiciais deverá ser encaminhada, em meio eletrônico, ao Diretor do Departamento Editorial e Gráfico, para o seguinte endereço: cpad@tjce.jus.br, a fim de ser submetida à apreciação da CPAD."

Art. 5º Aprovar os instrumentos da gestão documental previstos no Programa de Gestão Documental do Poder Judiciário do Estado do Ceará, elencados a seguir:

I - Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário do Estado do Ceará (Anexo I);

II - Plano de Classificação de Documentos Administrativos do TJCE (Anexo II);

III - Tabela de Temporalidade de Documentos Administrativos do Poder Judiciário do Estado do Ceará (Anexo III)

IV - Tabela de Temporalidade de Documentos Unificada da Justiça Estadual de Primeiro e Segundo Graus (Anexo IV).

Art. 6º A gestão dos documentos e processos produzidos pelo Poder Judiciário pressupõe:

I - a utilização dos instrumentos mencionados no art. 1º desta resolução;

II - a avaliação documental orientada para a preservação das informações indispensáveis à administração da Justiça
Estadual e essenciais à memória da sociedade, bem como para a garantia dos direitos individuais;

III - a retenção de documentos somente pelo período estabelecido nos instrumentos de gestão documental aprovados
nesta resolução;

IV - adoção de critérios de transferência e recolhimento de documentos e processos às unidades de arquivo, onde
houver;

V - definição de responsabilidades e níveis de acesso autorizado aos documentos;

Art. 7º A aplicação dos instrumentos de gestão documental, em cada unidade judiciária, é de competência do magistrado titular da vara;

Art. 8º Os Diretores de Secretaria das Varas do Interior manterão em suas dependências os processos judiciais arquivados definitiva e provisoriamente;

Art. 9º Em cada comarca será criada um subcomissão de avaliação de documentos de primeira instância, que será coordenada pelo Juiz Diretor do Foro;

§ 1º a subcomissão será responsável pela triagem e eliminação dos documentos cuja temporalidade tenha sido cumprida;

§ 2º os documentos destinados à eliminação serão fragmentados e o resíduo gerado doado à entidades, instituições, associações e organizações sem fins lucrativos;

Art. 10 Os documentos ou processos jurídicos e/ou administrativos cuja destinação final prevista na respectiva tabela de temporalidade seja a eliminação só poderão ser descartados se cumprirem os requisitos dispostos nos arts. 30, 31, 36 e 37 da Resolução do Órgão Especial nº 04/2015.

Art. 11 O descarte das petições iniciais e intermediárias protocoladas anteriores a data da publicação da Resolução nº 04/2015 seguirá o rito descrito no Provimento nº 18/2011, de 21 de julho de 2011.

Art. 12 Fica autorizada, a partir desta data, a organização, classificação e avaliação de processos e documentos administrativos e judiciais arquivados que já se encontram contemplados com os prazos de temporalidade e critérios de classificação aprovados nesta Resolução.

Art. 13 Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 13 Esta resolução entra em vigor na data de sua publicação.

ÓRGÃO ESPECIAL DO TRIBUNAL DE JUSTIÇA DO ESTADO DO CEARÁ, em Fortaleza, aos 10 de março de 2016.

Des. Fernando Luiz Ximenes Rocha, no exercício da Presidência
Des. Francisco Lincoln Araújo e Silva
Desa. Maria Nailde Pinheiro Nogueira
Des. Haroldo Correia de Oliveira Máximo
Des. Francisco Pedrosa Teixeira
Des. Francisco Barbosa Filho
Des. Emanuel Leite Albuquerque - Convocado
Des. Durval Aires Filho
Des. Francisco Gladyson Pontes
Des. Washington Luís Bezerra de Araújo
Desa. Maria Iraneide Moura Silva
Desa. Lisete de Sousa Gadelha
Des. Raimundo Nonato Silva Santos
Des. Mário Parente Teófilo Neto
Des. José Tarcílio Souza da Silva
Desa. Maria de Fátima de Melo Loureiro
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